A prestação de contas fica mais segura quando a campanha organiza documentos desde o início.
Este checklist inicial serve como ponto de partida para equipes financeiras, contábeis e jurídicas.
1. Organização geral
- Dados da candidatura/campanha.
- Responsáveis internos.
- Contador responsável.
- Advogado responsável, quando aplicável.
- Acessos e sistemas utilizados.
- Pasta central de documentos.
- Critério de nomeação de arquivos.
2. Contas bancárias e extratos
- Comprovante de abertura de conta.
- Dados bancários da campanha.
- Extratos periódicos.
- Conciliação entre extrato, receitas e despesas.
- Identificação de movimentações pendentes ou divergentes.
3. Receitas
- Origem dos recursos.
- Comprovantes de doação ou repasse.
- Recibos eleitorais, quando aplicáveis.
- Identificação do doador ou fonte.
- Data, valor e forma de entrada.
- Separação de recursos próprios, privados e públicos.
4. Recursos públicos / FEFC
- Registro dos valores recebidos.
- Identificação da origem partidária.
- Critérios internos de distribuição, quando aplicável.
- Comprovantes de uso.
- Separação contábil adequada.
5. Despesas
- Contrato ou instrumento equivalente.
- Nota fiscal ou documento fiscal idôneo.
- Comprovante de pagamento.
- Identificação do fornecedor.
- Descrição clara do serviço/produto.
- Relação com atividade de campanha.
6. Fornecedores
- Dados cadastrais.
- Contratos.
- Notas fiscais.
- Comprovantes de pagamento.
- Verificação de compatibilidade entre serviço, valor e documentação.
7. Materiais e serviços de campanha
- Materiais gráficos.
- Serviços de comunicação.
- Impulsionamento, se houver.
- Eventos.
- Locação de bens.
- Combustível/transporte, quando aplicável.
- Serviços contábeis e jurídicos.
8. Sobras e pendências
- Apuração de sobras financeiras.
- Apuração de sobras estimáveis ou materiais, quando aplicável.
- Dívidas pendentes.
- Comprovantes de devolução/destinação, quando exigido.
9. Conferência antes do envio
Antes de enviar a prestação, conferir:
- se toda receita tem origem identificada;
- se toda despesa tem documento e pagamento compatível;
- se extratos batem com lançamentos;
- se há pendências de fornecedores;
- se há inconsistências no sistema;
- se a prestação parcial foi considerada;
- se há documentos faltantes.
Este checklist será expandido em modelos específicos por tema.